Veelgestelde vragen algemeen

Als er een probleem in je organisatie speelt, wil je dat natuurlijk zo snel mogelijk weten en zodat je de situatie intern kunt oplossen. Een goede interne meldprocedure helpt daarbij, omdat is aangetoond dat mensen die (anoniem) kunnen melden eerder een probleem aan de kaak stellen.

Met de nieuwe Wet bescherming klokkenluiders zijn werknemers bovendien niet meer verplicht om misstanden eerst intern te melden. Zij mogen dat meteen extern doen. Bijvoorbeeld bij het Huis van klokkenluiders of bij een toezichthouder. Met een goede interne meldregeling - waar mensen vertrouwen in hebben -, voorkom je dus juist dat mensen meteen extern melden, zodat je de problemen intern kunt oplossen.

Een misstand voor de Wet bescherming klokkenluiders is een ernstig incident of situatie waarbij het maatschappelijk belang in het geding is. Dit is bijvoorbeeld bij een gevaar voor:

• de volksgezondheid;
• het milieu;
• de veiligheid van personen;
• het goed functioneren van de organisatie als gevolg van onbehoorlijk handelen of nalatigheid;
• een schending van een wettelijke voorschrift (bijvoorbeeld een strafbaar feit) waarbij het maatschappelijk belang in het geding is;
• een schending van het recht van de Europese Unie. Het gaat dan om bepaalde richtlijnen of verordeningen op specifieke gebieden van het Unierecht. Denk bijvoorbeeld aan het voorkomen van witwassen of terrorismefinanciering.

Meer informatie vind je ook op de site van het Ministerie van binnenlandse Zaken inzake de Wet bescherming klokkenluiders. Om een melding te kunnen doen hoeft een misstand overigens nog niet te hebben plaatsgevonden (liever niet zelfs natuurlijk). Ook een risico op een misstand - dus als deze dreigt plaats te vinden - is meldenswaardig en valt onder de Wet bescherming klokkenluiders.

Overigens kan een werkgever bepalen dat meer vormen van schadelijk gedrag kan worden gemeld via de interne meldprocedure. Denk bijvoorbeeld aan pestgedrag, seksuele intimidatie of machtsmisbruik.

Het beoordelen van een melding vraagt vaak om nader onderzoek. De meeste meldingen die binnenkomen zijn vaak nog algemeen en onvolledig verwoord. Dat komt vaak omdat de melder nog wil aftasten over hoe de melding wordt opgepakt of zelf vaak niet weet welke informatie relevant is. De beoordelaar verzamelt de relevante informatie in een (anonieme) dialoog met melder.

Omdat vaak personen betrokken en/of verantwoordelijk zijn waar de melding over gaat, is in dit stadium vaak al sprake van persoonsgericht onderzoek met privacygevoelige informatie. Voor een dergelijk onderzoek geldt dat de externe organisatie die de melding onderzoekt moet beschikken over een vergunning van het Ministerie van Justitie en Veiligheid. Beoordelaars die in dienst zijn van deze organisatie moeten gecertificeerd zijn voor het doen van particulier onderzoek. Het doen van onderzoek zonder vergunning is een economisch strafbaar feit.

Een melder kan anoniem inbellen of inloggen middels app of het web. De melder krijgt een uniek nummer waarop de melder steeds weer nieuwe berichten kan sturen en/of ontvangen. We registreren nooit het telefoonnummer of een mailadres die te herleiden zijn naar een persoon. Ook zijn bijvoorbeeld de IP-gegevens afgeschermd.

Het is optioneel – maar niet verplicht – om een mailadres achter te laten waarop je een notificatie krijgt als er een vraag of een antwoord komt van de onafhankelijke beoordelaar. Zonder notificatie kan de melder altijd zelf – aan de hand van de unieke code – inloggen en krijgt deze binnen de eigen case alle openstaande berichten te zien waarop hij of zij kan reageren. Binnen de case met unieke code kan dus een anonieme dialoog plaatsvinden totdat helder is waar de melding precies over gaat.

In de EU-richtlijn is opgenomen dat het niet hebben van een adequate interne meldprocedure strafbaar wordt gesteld. Ook kunnen zowel werkgever als werknemer aansprakelijk worden gesteld voor schade als één van beide partijen door de ander wordt benadeeld. Er is een expliciet verbod voor werkgevers om werknemers te benadelen. De melder kan aansprakelijk worden gesteld als hij of zij te kwader trouw handelt.

Voor een melding die (achteraf) onterecht is gedaan, maar waarbij wel te goeder trouw is gehandeld, geldt natuurlijk geen aansprakelijkheid. Naar verwachting wordt dit binnenkort ook in de Wet bescherming klokkenluiders doorgevoerd.

Voor Wwft-plichtige of financiële instellingen geldt overigens al langer dat zij strafbaar zijn als zij geen adequate anonieme meldregeling hebben en die nu dus ook moet voldoen aan de Wet bescherming klokkenluiders. De toezichthouder voor de Wwft kan hiervoor bijvoorbeeld een hoge boete opleggen (max. € 1.000.000,-)

In beginsel geldt dat de vertrouwenspersoon (of vertrouwelijk adviseur zoals in de Wet aangeduid) de melder bijstaat. Het is voor werkgevers verplicht om deze bijstand toegankelijk te maken. De vertrouwenspersoon is echter niet degene die onafhankelijke beoordeling van meldingen doet. De vertrouwenspersoon staat immers de melder bij.

De onafhankelijke beoordelaar staat afzonderlijk in de Wet genoemd en moet een neutraal persoon zijn die feitelijkheden of indicatoren bij een melding verzamelt en onderzoekt. En waarmee (later) de melding op waarheid en integriteit kan worden getoetst. Voor de Wet moeten beide functies strikt gescheiden zijn. Wel kan de vertrouwenspersoon namens de melder een melding doen bij de beoordelaar die de melding in behandeling neemt.