Veelgestelde vragen voor werkgevers

Gefeliciteerd! De meldprocedure is effectief geïmplementeerd en een werknemer met een zorg heeft de moed - en moeite genomen - om je op de hoogte te brengen van een probleem of misstand. Nu kun je deze zelf (intern) oplossen en dat scheelt een hoop gedoe met externe instanties of (nog erger) de media.

Wij nemen de melding in ontvangst en brengen je hiervan zo snel mogelijk op de hoogte. We gaan zorgvuldig onderzoek doen naar de aard en de omvang van de melding en wie er (mogelijk) bij betrokken zijn. Tussentijds houden we je ook op de hoogte over de vorderingen. Als we alle relevante informatie hebben verzameld, zullen we de melding zo snel mogelijk met je bespreken en brengen we advies uit voor opvolging. In veel gevallen is bemiddeling al voldoende. Soms kan nader onderzoek nodig zijn of een directe interventie om het probleem te verhelpen. Bij zwaardere problemen ondersteunen we eventueel ook met crisismanagement en een herstelprogramma.

Je bent dus compleet ontzorgd en je hoeft je ook geen zorgen te maken over opvolging en/of of je daarbij juist hebt gehandeld. Daar helpen wij je bij.

SpeakUp Totaal is er voor elke werkgever die een vangnet voor problemen of misstanden wil creëren en deze vroegtijdig intern wil oplossen. Een onafhankelijk meld- en onderzoekspunt draagt namelijk bij aan een veilige en integere organisatie voor alle betrokkenen. In die zin geef je dus ook invulling aan jouw zorgplicht als goed werkgever. Dus ook als je niet verplicht bent om te voldoen aan de Wet bescherming klokkenluiders - of een andere verplichte meldregeling -, kun je bij ons een SpeakUp Totaal abonnement afsluiten.

Ja! Met SpeakUp Totaal voldoe je volledig aan de eisen uit de Wet. Onder andere de volgende zaken heb je met SpeakUp Totaal direct geregeld;

• Het beleid en de interne meldprocedure
• Implementatieprocedure om medewerkers (of de OR) te informeren en besluitvorming over het gebruik van SpeakUp Totaal te organiseren
• Anoniem melden via telefoon, web of app, inclusief de mogelijkheid om de melding te doen op een onafhankelijke locatie
• Toegang tot een vertrouwelijk adviseur (vertrouwenspersoon)
• Behandeling door een onafhankelijke beoordelaar (verplicht gescheiden van de vertrouwenspersoon)
• Behandeling van meldingen en registratie van gegevens in een hoog beveiligd register waarin alleen geautoriseerde personen toegang hebben
• Ontvangstbevestiging van de melding (binnen 7 dagen)
• Binnen 3 maanden een bericht over de voortgang van de zaak aan melder

Vertrouwenspersonen die werknemers (of melders) bijstaan, kunnen in principe niet onafhankelijk of neutraal een klacht of melding beoordelen. De vertrouwenspersoon behartigt immers ook de belangen van de werknemer.

Wel kan de vertrouwenspersoon de klacht of melding in ontvangst nemen en de melding namens de werknemer doen bij een onafhankelijke beoordelaar (al dan niet met behulp van het SpeakUp Systeem). 

De verschillende rollen - die van de vertrouwenspersoon en die van de onafhankelijke beoordelaar - worden in de Wet bescherming klokkenluiders expliciet genoemd.

In de Wet bescherming klokkenluiders is bepaald dat bij WOR-plichtige instellingen de OR toestemming moet geven voor ingebruikname van de interne meldprocedure. Wanneer er geen OR is, dan dient minimaal de helft van de medewerkers in te stemmen.

Er zijn verschillende manieren om de instemming te krijgen. Het voorgenomen besluit om de interne meldprocedure - al dan niet met behulp van SpeakUp Totaal - in gebruik te nemen, maakt de werkgever aan de OR of medewerkers aanhangig. De OR kan vervolgens rechtstreeks input leveren op het beleid of de interne procedure - eventuele suggesties doen - en/of hiermee instemmen. Bij kleine instellingen kan dat ook in een vergadering met alle medewerkers.

Ook bij kleine instellingen moet het beleid en de interne procedure beschikbaar worden gesteld aan medewerkers. Voor instemming is consent dan voldoende. Je stelt dan bijvoorbeeld een termijn voor het indienen van eventuele bezwaren. Na het verstrijken van de termijn kan – wanneer meer dan de helft geen bezwaar heeft – de meldprocedure worden geïmplementeerd.

Onze ervaring is dat vrijwel nooit bezwaren worden ingediend tegen de oplossing van SpeakUp Totaal. Het is immers de meest veilige en volledig gecertificeerde oplossing om invulling te geven aan de interne meldprocedure.

Ja, dat is mogelijk. Binnen onze beveiligde omgeving kunnen wij de werkgever – of diens vertegenwoordiger (bijvoorbeeld een juridisch adviseur) – toevoegen aan de zaak en waarmee het mogelijk is om (anoniem) vragen te stellen aan de melder. Dat gebeurt dan wel onder onze begeleiding om de kwaliteit van hoor- en wederhoor te borgen.

Als dit gebeurt zullen we de melder daarover vooraf informeren en waarbij we vaststellen of de melder hiertegen bezwaren heeft. In de meeste gevallen bespreken we de melding echter tussentijds met de werkgever en zodat die – voor zover vragen nog niet zijn beantwoord -  aanvullende vragen aan ons kenbaar kan maken. Deze bespreken wij dan met de melder. Hiermee borgen we dat het onafhankelijke onderzoek en de beoordeling professioneel wordt uitgevoerd en word je als werkgever niet onnodig belast