IIn een tijd waarin werkcultuur steeds kritischer wordt bekeken, is de externe vertrouwenspersoon een onmisbare schakel geworden. Recente gebeurtenissen, zoals de #MeToo-beweging en diverse integriteitskwesties binnen organisaties, hebben de noodzaak voor een veilige werkomgeving benadrukt. Een externe vertrouwenspersoon biedt een neutrale en betrouwbare plek waar werknemers hun zorgen kunnen uiten zonder angst voor represailles.
Wat doet een vertrouwenspersoon?
Een vertrouwenspersoon ondersteunt medewerkers bij het signaleren en oplossen van werkgerelateerde problemen, zoals pesten, discriminatie of integriteitskwesties. Maar ook bij misstanden. Ze bieden een luisterend oor en begeleiden werknemers bij het nemen van de juiste stappen, van informele gesprekken tot formele klachtenprocedures. De vertrouwelijkheid van deze gesprekken staat voorop, tenzij er sprake is van direct gevaar voor de werknemer of anderen.
Daarnaast fungeert de vertrouwenspersoon als bemiddelaar in conflicten en geeft advies over hoe problemen kunnen worden aangepakt voordat ze escaleren. Dit draagt bij aan een veiliger en transparanter werkklimaat, waarin iedereen zich gehoord voelt.
De impact van nieuwe wetgeving
Met de invoering van de nieuwe Wet Bescherming Klokkenluiders, die bedrijven verplicht om een veilige interne meldprocedure in te stellen, is de rol van de externe vertrouwenspersoon nog belangrijker geworden. Deze wetgeving vereist namelijk dat medewerkers toegang moeten krijgen tot een vertrouwelijk adviseur. Meestal is dit de externe vertrouwenspersoon.
Externe vertrouwenspersonen zien erop toe dat de belangen van de werknemer serieus worden genomen en dat er passende maatregelen worden getroffen zonder interne belangenverstrengeling. Ook adviseren zij de melder bijvoorbeeld over de consequenties van het doen van meldingen. We zien steeds vaker dat vertrouwenspersonen namens een medewerker de melding doet bij een onafhankelijke functionaris die (neutraal) naar de melding kijkt en nader onderzoek instelt naar de feiten.
Het belang van onafhankelijkheid
De kracht van een externe vertrouwenspersoon ligt in hun onafhankelijkheid. Omdat zij niet direct verbonden zijn met de organisatie, kunnen ze namelijk een onbevooroordeelde kijk bieden op de situatie. Dit maakt hen bijzonder geschikt om melders in complexe en gevoelige kwesties bij te staan, zoals seksuele intimidatie of ernstige conflicten op de werkvloer. Hun onafhankelijkheid geeft werknemers het vertrouwen dat hun zorgen niet worden weggewuifd of worden gebruikt om hen te benadelen. In tegenstelling tot interne vertrouwenspersonen, voelen medewerkers bij de externe vertrouwenspersoon vaak minder schaamte om lastige situaties bespreek baar te maken. Zeker als de interne vertrouwenspersoon een bekend is van de medewerker.
Toekomstige uitdagingen en mogelijkheden
Opvattingen over een een eerlijke en veilige werkomgeving blijven evolueren en daarmee natuurlijk ook de rol van de vertrouwenspersoon. Met de opkomst van hybride werkmodellen en de toenemende nadruk op diversiteit en inclusie, zullen vertrouwenspersonen zich steeds vaker geconfronteerd zien met deze werk-gerelateerde problemen. Denk daarbij in het bijzonder aan digitale intimidatie tot inclusiekwesties in virtuele teams. De behoefte aan vertrouwenspersonen die deze nieuwe uitdagingen begrijpen en effectief kunnen aanpakken, zal naar verwachting alleen maar toenemen.
Bovendien biedt de digitalisering nieuwe mogelijkheden voor externe vertrouwenspersonen om hun werk uit te voeren. Online platforms en anonieme meldingssystemen kunnen helpen om barrières voor het bespreken van problemen te verlagen, vooral in grotere organisaties met werknemers verspreid over verschillende locaties.
Kortom; organisaties staan voor stevige uitdagingen en waarbij de externe vertrouwenspersoon een belangrijke en onmisbare functionaris is.
