In de moderne wereld van bedrijfsvoering, waar transparantie en welzijn van werknemers hoog in het vaandel staan, is de rol van een externe vertrouwenspersoon van onschatbare waarde. Een externe vertrouwenspersoon fungeert als een neutrale en empathische stem binnen organisaties, waar werknemers terecht kunnen met zorgen, klachten en kwesties (of vragen) die vertrouwelijkheid vereisen. In deze blog gaan we kort in op het belang en de toegevoegde waarde van een externe vertrouwenspersoon, evenals de kerntaken, vereisten voor effectiviteit en de rol binnen effectieve interne meldprocedures.
Belang en de toegevoegde waarde van de externe vertrouwenspersoon
Het is van cruciaal belang voor organisaties om een veilige en ondersteunende omgeving te creëren voor hun werknemers. Een externe vertrouwenspersoon draagt hieraan bij door een onpartijdige en vertrouwelijke ruimte te bieden waar werknemers hun zorgen kunnen delen zonder angst voor repercussies. Dit bevordert niet alleen het welzijn van individuele werknemers, maar ook de algehele bedrijfscultuur, wat op zijn beurt kan leiden tot hogere productiviteit en betrokkenheid.
Kerntaken van een vertrouwenspersoon:
- Luisteren en ondersteuning: Een vertrouwenspersoon luistert actief naar de zorgen en klachten van werknemers en biedt empathische ondersteuning.
- Advies en begeleiding: Hij of zij biedt advies over mogelijke stappen die werknemers kunnen nemen en begeleidt hen bij het vinden van oplossingen voor hun problemen.
- Conflictoplossing: De vertrouwenspersoon kan helpen bij het oplossen van conflicten op de werkplek door bemiddeling en communicatie tussen betrokken partijen te vergemakkelijken.
- Verwijzing: Indien nodig kan de vertrouwenspersoon werknemers doorverwijzen naar andere interne of externe ondersteuningsdiensten, zoals HRM of juridisch advies. Ook bieden zij hulp bij het (anoniem) doen van een melding via een formeel ingesteld meldkanaal in de organisatie (verplicht voor de Wet bescherming klokkenluiders).
Kwalitatieve eisen aan vertrouwenspersonen:
Allereerst is een goede (externe) vertrouwenspersoon gecertificeerd door de landelijke vereniging voor vertrouwenspersonen (LVV). Zo weet je zeker dat de vertrouwenspersoon de juiste opleiding heeft genoten en beschikt over basiskwaliteiten. Raadpleeg daarom altijd het beroepsregister om te controleren of de vertrouwenspersoon staat ingeschreven in het landelijk register van de LVV.
Meer specifiek beschikt de vertrouwenspersoon over de volgende kwaliteiten of competenties:
- Onafhankelijkheid: Een goede externe vertrouwenspersoon handelt onpartijdig en is niet bevooroordeeld ten opzichte van de organisatie of individuele werknemers.
- Vertrouwelijkheid: Hij of zij moet de vertrouwelijkheid van gesprekken waarborgen, tenzij er sprake is van een acuut risico voor de veiligheid of welzijn van anderen.
- Empathie en communicatievaardigheden: Een vertrouwenspersoon moet in staat zijn om empathisch te luisteren en effectief te communiceren met diverse individuen.
Rol van de externe vertrouwenspersoon bij Interne Meldprocedures
Een interne meldprocedure is essentieel voor het detecteren en aanpakken van problemen binnen een organisatie, zoals discriminatie, intimidatie of fraude. Een vertrouwenspersoon speelt hierbij een cruciale rol door werknemers een veilige en vertrouwelijke manier te bieden om dergelijke zaken bespreekbaar te maken. Hij of zij kan werknemers begeleiden bij het indienen van (formele) meldingen, fungeren als contactpersoon tussen werknemers en het management en waarborgen dat werknemers op een eerlijke en respectvolle manier worden behandeld. Een geode externe vertrouwenspersoon kan vaak de eerste gevoeligheden al wegnemen en zelfs al voorkomen dat problemen (verder) escaleren.
Kortom; een externe vertrouwenspersoon is van onschatbare waarde voor organisaties die streven naar een gezonde werkomgeving waarin werknemers optimaal worden ondersteunt. Door te fungeren als een toegankelijke en neutrale bron van ondersteuning en advies, helpt een vertrouwenspersoon niet alleen individuele werknemers, maar draagt hij of zij ook bij aan het opbouwen van een cultuur van vertrouwen binnen de organisatie.
