Binnen een effectieve interne meldprocedure speelt de onafhankelijke beoordelingen een centrale en cruciale rol. Het is dus niet voldoende om enkel een meldpunt in te richten; er moet ook aandacht worden besteed aan hoe de gemelde misstanden worden behandeld en beoordeeld. Een onafhankelijke beoordelaar zorgt ervoor dat dit objectief en neutraal gebeurt.
Het belang van een onafhankelijke beoordeling van meldingen
Een onafhankelijke behandeling is een essentieel onderdeel van het proces om meldingen over mogelijke misstanden te onderzoeken en te beoordelen. Hun rol is om objectief en onpartijdig de aard en ernst van de gemelde misstanden te beoordelen. Deze beoordeling is van cruciaal belang omdat het de geloofwaardigheid en effectiviteit van het interne meldsysteem versterkt en daarmee het vertrouwen in de organisatie.
Passend in de Interne Meldprocedure
De onafhankelijke beoordeling past binnen de interne meldprocedure als een extra controlemechanisme om ervoor te zorgen dat meldingen grondig en eerlijk worden behandeld. Het is voor de Wet bescherming klokkenluiders ook verplicht om dit als zodanig in te stellen. Nadat een werknemer een misstand heeft gemeld moet deze eerst worden beoordeeld op aard en impact ervan. En ook wie er bij betrokken zijn. Meestal is dan al een eerste feitenonderzoek en analyse nodig. Als de aard van de melding complex of gevoelig is, kan een onderzoeker worden ingeschakeld om een onafhankelijk onderzoek uit te voeren naar de feiten en de betrokkenen.
Kwaliteiten van een onafhankelijke beoordelaar
Een onafhankelijke beoordelaar moet beschikken over een aantal essentiële kwaliteiten om hun rol effectief te vervullen:
- Onpartijdigheid en neutraliteit: Een onafhankelijke beoordelaar moet vrij zijn van vooringenomenheid en objectief kijken naar de feiten van de zaak.
- Professionaliteit: Ze moeten beschikken over professionele integriteit en ethiek, en handelen in overeenstemming met de geldende normen en richtlijnen.
- Analytisch vermogen: Het vermogen om complexe situaties te analyseren en te evalueren is cruciaal voor het maken van weloverwogen beslissingen.
- Communicatieve vaardigheden: Effectieve communicatie is essentieel om helder en duidelijk te kunnen rapporteren over de bevindingen van het onderzoek.
Belangrijke onderzoekcompetenties
Naast bovenstaande competenties moet een onafhankelijke beoordelaar eveneens beschikken over sterke onderzoekcompetenties. Dit omvat onder andere het vermogen om gedegen onderzoek te verrichten naar de gemelde misstanden, inclusief het verzamelen van bewijsmateriaal en het interviewen van betrokken partijen. Voor zover mogelijk moet de onafhankelijke beoordelaar eventueel aanwezig of gepresenteerd bewijsmateriaal door de melder evalueren en op basis van feiten een inschatting maken over of de melding voldoende aanknopingspunten biedt voor opvolging. Uiteraard dient de onafhankelijke beoordeling zorgvuldig en vertrouwelijk gebeuren en zodat men adequaat omgaat met gevoelige informatie tijdens het onderzoek.
Verschillen tussen de onafhankelijke behandelaar en de vertrouwenspersoon
Hoewel beide rollen gerelateerd zijn aan het effectief behandelen van meldingen over misstanden, zijn er belangrijke verschillen tussen een onafhankelijke beoordelaar (behandelaar) en een vertrouwenspersoon:
- Een vertrouwenspersoon fungeert als een eerste aanspreekpunt voor werknemers die een misstand willen melden en biedt ondersteuning en begeleiding gedurende het proces. Zij dienen vaak het belang van de werknemer en kunnen de melding niet onafhankelijk beoordelen.
- Een onafhankelijke behandelaar daarentegen is belast met het onderzoeken en beoordelen van de gemelde misstanden op een objectieve en onpartijdige (neutrale) manier. Dat is zowel in het belang van de werknemer als de werkgever.
- In veel gevallen moet de onafhankelijke beoordelaar gediplomeerd zijn als onafhankelijk (particulier) onderzoeker en moet aantoonbaar beschikken over onderzoekscompetenties om de melder te interviewen en feiten te interpreteren.
- In Nederland werkt hij of zij werkt daarom onder vergunning van het Ministerie van Justitie en veiligheid. De onafhankelijke behandelaar werkt namelijk met privacy gevoelige informatie en verzamelt vaak persoonsgericht informatie om de melding te kunnen beoordelen. Bij gevoelige misstanden zijn namelijk vrijwel altijd verschillende personen betrokken. Het doen van particulier onderzoek naar misstanden – ook al is dat bij het beoordelen van meldingen - is zonder vergunning bij Wet verboden en een economisch strafbaar feit.
In conclusie is een onafhankelijke beoordelaar dus een essentiële schakel in het proces van het behandelen van meldingen over misstanden binnen organisaties. Door hun objectieve en onpartijdige benadering helpen ze bij het versterken van de integriteit en geloofwaardigheid van de interne meldprocedure.
